Bibung English · 9 phút đọc

Hướng dẫn import từ vựng bằng AI và file Excel mẫu

Bạn có thể chuyển danh sách từ từ Word, PDF, Quizlet, Anki, ghi chú hoặc một bảng Excel cũ vào Bibung mà không phải nhập lại từng mục. Quy trình tốt nhất là chuẩn hóa dữ liệu trước, xem trước từng dòng trên website rồi mới xác nhận lưu; AI giúp làm nhanh hơn nhưng không thay thế bước kiểm tra của người học.

1. Chọn cách import phù hợp

Nếu danh sách chỉ có vài chục từ, bạn có thể dùng bảng nhập nhiều từ hoặc dán trực tiếp. Khi dữ liệu nằm trong Excel và đã khá sạch, hãy tải file mẫu rồi chuyển dữ liệu sang đúng cột. Nếu nguồn là Word, PDF, Quizlet, Anki hoặc ghi chú lộn xộn, dùng nút Prompt AI để nhờ ChatGPT, Claude hoặc Gemini chuẩn hóa trước.

Cả ba cách đều đi qua màn hình xem trước. Việc mở màn hình xem trước chưa lưu dữ liệu; từ chỉ được thêm sau khi bạn kiểm tra và bấm xác nhận import.

2. Chuẩn bị dữ liệu nguồn trước khi đưa cho AI

Giữ lại tiêu đề bài học hoặc chủ đề vì AI có thể dùng chúng làm tên thư mục. Không xóa cụm từ, phrasal verb hoặc câu chứa ngữ cảnh chỉ để biến mọi mục thành một từ đơn. Với tài liệu dài, nên chia thành từng nhóm khoảng 50–100 từ để dễ phát hiện mục bị bỏ sót.

Xóa thông tin riêng tư và những phần không liên quan trước khi tải tài liệu lên một dịch vụ AI. Nếu nguồn có đáp án, số trang hoặc ký hiệu định dạng, hãy nói rõ phần nào là từ vựng để AI không biến chúng thành dữ liệu import.

3. Chuẩn hóa bằng Prompt AI

Trong trang Từ vựng, mở menu quản lý nhập và bấm Prompt AI. Website sẽ sao chép một câu lệnh đã chứa đúng cấu trúc Bibung. Mở ChatGPT, Claude hoặc Gemini, dán prompt, sau đó đính kèm file hoặc dán danh sách của bạn ngay dưới dòng DỮ LIỆU TỪ VỰNG CỦA TÔI.

Prompt yêu cầu AI tạo file Excel và đồng thời trả về JSON. Nếu AI không thể tạo file tải xuống, hãy dùng khối JSON và chọn Dán trực tiếp trên Bibung. Bạn có thể thêm các yêu cầu riêng sau prompt, nhưng không đổi tên trường dữ liệu.

  1. Yêu cầu AI giữ nguyên toàn bộ từ và cụm từ trong nguồn, không tự ý bỏ mục trùng nếu chúng thuộc các chủ đề khác nhau.
  2. Yêu cầu chỉ dùng nghĩa phù hợp với câu hoặc chủ đề gốc; không liệt kê mọi nghĩa trong từ điển.
  3. Yêu cầu câu ví dụ ngắn, tự nhiên và thực sự chứa từ cần học.
  4. Với IPA không chắc chắn, yêu cầu để trống thay vì tự đoán; Bibung có thể tra bổ sung ở bước xem trước.
  5. Với danh sách lớn, yêu cầu AI báo tổng số mục đầu vào và đầu ra để bạn đối chiếu.

4. Dùng file Excel mẫu đúng cách

Trong menu nhập từ vựng, bấm Tải file mẫu. File có trang Vocabulary để điền dữ liệu, trang Examples để xem ví dụ và trang Instructions giải thích từng trường. Không đổi tên hàng tiêu đề vì trình nhập dùng các tên cột này để nhận diện dữ liệu.

Mười cột chuẩn là: folderName, word, phoneticUs, phoneticUk, partOfSpeech, definition, translation, example, exampleTrans và userNote. Chỉ word là bắt buộc. Các ô chưa biết có thể để trống; folderName trống sẽ được đưa vào Imported vocabulary.

Nếu một từ có nhiều nghĩa cần học, tạo nhiều dòng có cùng folderName và word, mỗi dòng chứa một nghĩa, từ loại và ví dụ tương ứng. Tránh gộp ô, chèn công thức hoặc đặt nhiều từ trong cùng một ô.

5. Kiểm tra file trước khi tải lên

Mỗi dòng nên có đúng một từ hoặc cụm từ. partOfSpeech nên dùng các nhãn nhất quán như noun, verb, adjective, adverb, phrase hoặc idiom. definition là định nghĩa tiếng Anh; translation là nghĩa tiếng Việt; exampleTrans phải là bản dịch của chính câu example.

Kiểm tra các lỗi thường gặp: AI dịch sai sắc thái, ví dụ không chứa từ, IPA thiếu dấu gạch chéo, cột bị lệch do sao chép và tên thư mục quá dài hoặc không nhất quán. Đặc biệt, đừng tin một nghĩa chỉ vì câu văn nghe tự nhiên—hãy đối chiếu lại các từ chuyên ngành hoặc từ có nhiều nghĩa.

6. Xem trước và xác nhận import

Bấm Chọn file để tải `.xlsx`, `.xls`, `.json` hoặc `.txt`; hoặc dùng Dán trực tiếp cho JSON và bảng phân cách bằng Tab, dấu phẩy hay dấu gạch. Bibung sẽ mở bảng xem trước để bạn sửa từ, thư mục, phiên âm và từng nghĩa trước khi lưu.

Hãy xử lý các dòng thiếu word, kiểm tra cảnh báo từ đã tồn tại và chọn đúng thư mục đích. Với lần đầu, nên thử 5–10 từ trước. Khi kết quả đúng, mới nhập phần còn lại theo từng đợt vừa phải; cách này giúp phát hiện lỗi định dạng sớm và dễ sửa hơn.

7. Công thức làm việc an toàn cho danh sách lớn

Lưu một bản gốc chưa chỉnh sửa, tạo một bản dùng để chuẩn hóa, rồi xuất hoặc sao lưu sổ từ hiện tại trước khi thực hiện một đợt lớn. Ghi lại số từ nguồn, số từ AI trả về và số dòng hợp lệ trên màn hình xem trước.

Sau khi import, mở ngẫu nhiên vài thẻ ở mỗi thư mục để kiểm tra nghĩa, ví dụ và cách phân nhóm. Một file ít từ nhưng sạch sẽ tạo lịch ôn hiệu quả hơn một kho dữ liệu lớn chứa nghĩa mơ hồ hoặc câu ví dụ do AI bịa.